كيف أكتب محضر اللجنة التحقيقية؟ وما هو النموذج المثالي له؟

الحقوقي سعد جاسم محمد عضو الهيئة العامة لاتحاد الحقوقيين العراقيين

سؤال مهم كثيراً ما يُطرح، وخصوصاً من الموظفين بصورة عامة، والموظفين الحقوقيين بصورة خاصة، لدى تكليفهم برئاسة أو عضوية اللجان التحقيقية المشكلة وفقاً لقانون انضباط موظفي الدولة والقطاع العام رقم (١٤) لسنة ١٩٩١ المعدّل. بداية، نقول إن القانون لم يُحدد صيغة معينة لمحضر اللجنة التحقيقية، ولم يطلب شكلاً محدداً لها، ولكننا بناءً على التفاصيل المذكورة في قانون انضباط موظفي الدولة والقطاع العام رقم (١٤) لسنة ١٩٩١ المعدّل، وخصوصًا ما جاء في المادة (١٠) منه، بالإضافة إلى القواعد الإدارية لتنظيم المخاطبات الإدارية الرسمية وخبراتنا العملية، نستطيع أن نقدم محضرًا متكاملًا أنيقًا، مُلبّيًا لموضوع اللجنة، مُستوفيًا لمتطلباته. بصورة عامة، نستطيع تقسيم المحضر إلى أربعة أقسام:

القسم الأول: المقدمة

مقدمة بسيطة تتضمن الإشارة إلى الأمر الإداري الخاص بتشكيل اللجنة، ويُذكر فيه رقم الأمر الإداري والعدد وتاريخ الكتاب الذي صدر به، وموضوع اللجنة، واسم رئيس وأعضاء اللجنة، ومحال اشتغالهم. وهناك نموذج مبسط من الممكن الاستعانة به في المقدمة ندرجه أدناه:

((استنادًا إلى الأمر الإداري المرقم (——-) الصادر بكتاب (——–) ذي العدد (—-) في (–/–/–) المتضمن موافقة السيد (الوزير، الوكيل، المدير العام، وجهة الأمر بتشكيل اللجنة التحقيقية (مهمة جدا ويجب ذكرها)) من (السادة، إذا كانت اللجنة مشكلة من رجال فقط، أو الذوات، إذا كانت اللجنة مختلطة من الرجال والنساء) المبينة أسماؤهم ومحال اشتغالهم أدناه للتحقيق بموضوع (يُذكر موضوع التحقيق). ومن ثم يُذكر في أسفل المقدمة الأسماء ومحال الاشتغال)).

الاسم | محل الاشتغال

——————–|—————–

السيد …… | القسم المالي | رئيسًا

السيدة …… | القسم القانوني | عضوًا

السيد ……. | قسم التخطيط والمتابعة | عضوًا

ومن الممكن ذكر العناوين الوظيفية أيضاً.

القسم الثاني: الإجراءات

ويتم ذكر إجراءات اللجنة المتمثلة بسحب وتدقيق كافة الأوليات المتعلقة بموضوعها، وأيضًا ذكر أسماء من تم استدعاءهم للحضور أمام اللجنة التحقيقية، وتدوين أقوالهم باستمارة تدوين أقوال مُعدّة لهذا الغرض، سواء كانوا من الموظفين المُنسوب إليهم القيام بمخالفة أو الشهود، وأي إجراءات أخرى قامت بها.

القسم الثالث: الاستنتاجات

تقوم اللجنة هنا بعرض موضوع التحقيق وما توصلت إليه من قناعات مبنية على ما اتخذته من إجراءات، وعلى الأغلب تُمهّد في هذا القسم لما سوف تقترحه من توصيات.

القسم الرابع: التوصيات

وهنا تقدم اللجنة رؤيتها لمعالجة الموضوع الذي تم تشكيلها من أجله، عبر توصيات تُقدمها للإدارة مبنية على إجراءاتها واستنتاجاتها. ومن ثم يتم ختم المحضر بتوقيع اللجنة عليه. قدمنا هنا موجزًا لشكل المحضر بإيجاز، دون التطرق بالتفصيل لعمل اللجنة، لأن ذلك سيُزجّنا بذكر تفاصيل كثيرة قد تُبعدنا عن الموضوع، وهو إيصال فكرة بسيطة عما يجب أن يكون عليه شكل محضر اللجنة التحقيقية، وهو بالطبع قابل للإضافة أو الحذف حسب رؤية اللجنة التحقيقية ومهاراتها وخبرتها العملية.